テーマ： Excelの補足とPowerPointの基礎
到達目標
- Excelの補足として、ドロップダウンリストとピボットテーブルの役割を理解できる
- PowerPointの基本的な役割を理解できる
- PowerPointで図形、画像、文字配置、グラフ、表を使ったスライド作成の基礎を体験できる
今日の予定
- 導入
- 毎回やること
- タイピング練習
- 保存
- Excelの補足：ドロップダウンリスト
- Excelの補足：ピボットテーブル
- PowerPointとは何か
- 検定問題の構成
- スライド番号とデザイン
- アニメーション
- グラフの作成
- 保存・確認
- まとめ
導入
第13回をはじめます。
前回はExcelで表を作る基本を確認しました。
今日はその続きとして、前回少し残ったExcelの内容も補足しながら、
後半ではPowerPointを進めます。
PowerPointは、発表のときに使うスライドを作るソフトウェアです。
今日は、検定問題の構成も参考にしながら、
- スライド番号
- デザイン
- 図形
- アニメーション
- グラフ
などを確認していきます。
次回は最終回で、これまでのまとめと最終課題の説明に入ります。
毎回やること
まず、毎回共通して行うことを確認します。
- 文字入力の練習
- 保存
- 保存したファイルの確認
WordやExcelを使うときも、
入力したら保存する、保存したら確認する、という基本は同じです。
今日も、作業の途中でこまめに保存を行いましょう。
タイピング練習
ホームポジションを確認します。
Home Position、keyboard
- 左手の人差し指を F
- 右手の人差し指を J
に置いてください。
メモ帳を起動します。
あ行～わ行まで出しておきますが、
確実に指が動くまで無理に進める必要はありません。
では、指ならししましょう。
：
：
Enterを押して確定、改行しておきましょう。
では、これから1分30秒測ります。
：
：
：
保存
では、保存します。
Ctrl + S を押してください。
ファイル名は、
a_0706.txt
にしましょう。
保存場所を確認してください。
保存できたら、エクスプローラーでそのファイルがあるか見てください。
Excelの補足：ドロップダウンリスト
前回は、Excelのツアーを順に見ていきながら、注意しておいてほしいことなど交えて確認しました。
今日は、残っていた2つの項目を見ていきます。
Excelを開き、ツアーを表示しましょう。
まず、ドロップダウンリストです。
セルの中で、選択肢から選べるようにする機能があります。
たとえば、提出状況を
- ○
- △
- ×
から選べるようにしておくと、入力ミスを減らせます。
毎回入力するのではなく、候補から選ぶ形にできるので便利です。
たとえば、提出状況の列を用意します。
そのセルを選択して、入力規則の機能を使うと、
あらかじめ決めた選択肢を表示できます。
こうしておくと、
- 表記ゆれを防ぎやすい
- 入力が速くなる
- 集計しやすくなる
という利点があります。
Excelの補足：ピボットテーブル
次に、ピボットテーブルです。
これは少し発展的な機能ですが、
データを項目ごとに集計できる便利な機能です。
たとえば、
- 提出が○の人数は何人か
- 学科ごとの人数は何人か
- 項目別に何件あるか
といったことを、すばやくまとめることができます。
通常の表をそのまま見ても、件数は分かりにくいことがあります。
でもピボットテーブルを使うと、
必要な項目ごとに整理して集計できます。
アンケート結果や人数集計などでとても便利です。
PowerPointとは何か
ここからはPowerPointに入ります。
PowerPointは、発表のときに使うスライドを作るソフトウェアです。
Wordが文章中心、Excelが表や数値の整理に向いているのに対して、
PowerPointは、見せながら説明するための資料を作るのに向いています。
PowerPointでは、1枚1枚をスライドといいます。
スライドでは、
- タイトルを入れる
- 短い言葉で要点を書く
- 図形や画像を入れる
- 必要に応じてグラフや表を見せる
という形でまとめます。
ここで大事なのは、
PowerPointは長い文章を読むためのものではないということです。
見た人がすぐ内容をつかめるように、
- 文字を多くしすぎない
- 1枚に詰め込みすぎない
- 何を伝えたいかはっきりさせる
ことが大切です。
検定問題のダウンロード
ここからは、プレゼンテーション作成検定試験の
3・4級編、1・2級編を参照しながら進めます。
各種検定試験解答方法を開きます。
- 3・4級編-UPDATE 2026.4.30-の欄の右にある解答方法のPDFを右クリックし、デスクトップに保存します。
- 1・2級編-UPDATE 2026.4.30-の欄の右にある解答方法のPDFを右クリックし、デスクトップに保存します。
検定問題の構成
では，保存した3・4級編と1・2級編のファイルをダブルクリックして開きましょう。
注意
- ブラウザで開くとメモリを消費し、フリーズしやすくなります。
2つを比べてみましょう。
PDFの1ページ（2枚目）でまず、保存しています。
Zドライブに保存しておきましょう。
ファイル名は、pp_13.pptxとします。
2ページでスライドサイズとフォントの設定をしています。
注意
- 発表会場で使用するプロジェクタとスクリーンのサイズを発表前に確認しましょう。
- プロジェクタの種類やスクリーンのサイズによって、スライドサイズを変える必要があります。
スライドサイズは授業時は設定せず、進めます。
フォントの設定は検定試験のとき以外は変更しなくてかまいません。
3ページに検定の基本的なルールが記載されています。
4ページに問題です。
どちらも3枚のスライドから構成されています。
試験では、処理条件に沿って、30分で仕上げていきます。
3・4級編と1・2級編の主な違いは、貼り付ける図形が違うこと、グラフの有無です。
5ページ以降に、答案を仕上げるための全ての操作手順が記載されています。
PowerPointの使用にあたり、知っておきたい主な使い方が網羅されていますので、今日はこれを参考にしながら、確認していきましょう。
PowerPointの起動
では、DesktopにあるPowerPointのアイコンをダブルクリック、起動しましょう。
サインインしてください。
スライド番号とデザイン
ここからは、1・2級編のPDFを見ながら進めます。
3・4級編のPDFを閉じましょう。
まず確認したいのは、PowerPointでは
スライドごとに情報を整理するということです。
1枚目は、表紙に近いスライドです。
テーマをはっきり見せるスライドになります。
スライド番号
まず、すべてのスライドの右下にスライド番号を入れます。
発表資料では、何枚目か分かるようにしておくと確認しやすくなります。
- 「挿入」タブの「テキスト」グループの「スライド番号」をクリックします。
- 「スライド番号」にチェックを入れます。
- 「すべてに適用」をクリックします。
背景とデザイン
つぎに、問題文では、すべてのスライドの背景に画像を設定しています。
最近では、「デザイン」タブのテーマから選ぶ方法もよく使われます。
背景は、スライド全体の雰囲気を作るためのものです。
ただし、背景が目立ちすぎると文字が読みにくくなるので、
文字が見えることを優先してください。
文字・記号・図形
「挿入」から「図形」を選び、必要に応じて、図形やテキストボックスを使います。
PowerPointでは、Wordと違い、テキストボックスや図形の中に文字を入力しながら配置していきます。
「図形」の挿入後、表示される「図形の書式」からスタイルを選んだり、線の色や塗りつぶしを設定したりできます。
なお、設定後に、図形を右クリックし、「既定の図形に設定」を選ぶと、 このファイルでは、次回以降も同じスタイルの図形を使いやすくなります。
文字の設定は、基本的にはWordと同じで、
- 太字
- 斜体
- 下線
- 影付き
- 色の変更
などが使えます。
ここで大事なのは、
文字を飾ること自体ではなく、どこを目立たせたいかを考えることです。
また、PowerPointでは、長い文章よりも短い箇条書きのほうが見やすくなります。
アニメーション
処理条件には「①強調・スピン：図形」と記載されています。
アニメーションを挿入しましょう。
- 図形を選択します。
- 「アニメーション」タブから「アニメーションの追加」を選びます。
- 「強調」から「スピン」を選択します。
応用（同時動作）
- 「アニメーション」タブから「アニメーションウィンドウ」を選択し、表示します。
- 「２」のアニメーションの上で右クリックします。
- 「直前の動作と同時」を選択します。
- 「すべて再生」をクリックし、同時に動作することを確認します。
グラフの作成
次に、2枚目のスライドを作ります。
新しいスライドを挿入してください。
このスライドでは、利用状況を示す内容を入れます。
ここでは、表のデータをもとにして、円グラフを作成しています。
PowerPointでは、グラフを使うと、
数字だけを見るよりも割合が分かりやすくなります。
- 「挿入」タブの「グラフ」をクリック。
- グラフの挿入のダイアログボックスが表示されます。
- 作成したいグラフを選び、OKをクリック。
- スライドにグラフが表示され、
新しくウィンドウが開き、表が表示されます。
- スライドにグラフが表示され、
- 表の中の数字や文字を入れ替え、作りたい表に変えていきます。
もし、最初に表示された表の行数や列数が作成したい表の行数や列数と違う場合は、表の右下の■をドラッグして調整します。
または、「グラフのデザイン」タブから「データの選択」をクリックし、ドラッグして入力した範囲を選択しても調整できます。
- 「グラフのデザイン」タブの「クイックレイアウト」から、
タイトル・凡例・ラベルが表示されているものを選びます。 - また、必要に応じて、データラベルが％表示になっている種類を選択します。
3枚目のスライドでは、矢印のついた吹き出しを使っています。
大事なのは、
文章で説明しすぎないことです。
流れを説明したいときは、
- 矢印
- 画像
- 短い文
を使うと、見ただけで伝わりやすくなります。
PowerPointは、読む資料というより、
見て理解する資料です。
その特徴を意識してください。
保存・確認
Ctrl+S、上書き保存します。
Zドライブに保存されていることを確認しましょう。
提出
保存したファイル pp_13.pptx を提出してください。
補足事項
22、23ページに検定時の注意事項が書かれています。
もし、検定試験を受験される場合は、確認しておきましょう。
24ページ以降に、1級の問題と解答方法が記載されています。
新しい内容としては、
- スライドマスターの機能
- あらかじめ作成されたグラフデータ graph.csv の読み込み
があります。
大学在学中に使う機会はそれほど多くないかもしれませんが、確認しておくとよいでしょう。
留意点
- こまめに保存する
- スライドサイズに気をつける
- フォントの種類によって、レイアウトが崩れることがある
- グラフの作成：１級では、CSVのファイルを開いていく方法も掲載されていますが、Excelで作成してから、コピペする方法をおすすめします
つぎに、スライドショー時のショートカット-PowerPoint
これは、発表時に知っていると少しだけ便利に使えます。
まとめ
今回は、
- 文字入力の練習
- Excelの補足
- PowerPointの基本
- 図形、画像、グラフ、表を使ったスライド作成
を行いました。
今日はここまで。